Il report del periodo

Aprire il primo report

Dalla barra laterale dell'area Admin entra in «Reportistica». Scegli la sede e il periodo: le voci rapide coprono la settimana corrente, quella scorsa, il mese corrente e quello precedente. Per un intervallo a mano scegli «Personalizzato» e indica le due date.

La pagina si aggiorna restando dove sei: l'indirizzo cambia con i filtri, quindi puoi salvare nei preferiti o condividere il link del report di un mese preciso con un collega.

• Il periodo predefinito è il mese corrente.
• L'indirizzo della pagina contiene sede e periodo: si può condividere.
• Ogni sezione ha un collegamento «Vedi dettaglio» per scendere al livello sotto.

Presenze: cosa significa la quota

La quota di presenze mette al numeratore le giornate di presenza davvero registrate e al denominatore le giornate attese: una persona attiva per ogni giorno aperto. Le chiusure e le festività del calendario escono dal calcolo, perché in quei giorni nessuno era atteso.

Le assenze si dividono in registrate (per esempio malattia o assenza comunicata) e programmate (coperte da un'assenza pianificata dal referente). I giorni senza alcuna registrazione compaiono come «non registrate»: sono il promemoria per completare il registro.

Nel dettaglio per persona trovi la stessa aritmetica persona per persona, con ricerca, ordinamento e pagine. Cliccando su una persona arrivi al suo report individuale del periodo.

Mensa e mansioni

Nel riquadro del pranzo contano tre numeri diversi: le risposte inviate entro la scadenza, le scelte vuote deliberate — chi ha confermato «oggi non mangio» — e le selezioni mancanti, cioè le persone attese che non hanno risposto. Il dettaglio elenca giorno per giorno chi manca all'appello, così il recupero diventa un giro di telefonate mirato.

Le mansioni mostrano le assegnazioni del periodo, quante occorrenze erano pianificate e quante restano senza assegnazione. È uno strumento per bilanciare la rotazione dei compiti tra le persone: non è né vuole essere una valutazione di produttività.

• «Non mangia» confermato non è una selezione mancante.
• Le selezioni mancanti si elencano per giorno, dal più recente.
• Le mansioni archiviate contano solo fino al giorno di archiviazione.

Comunicazioni: solo stati, mai contenuti

Il report conta le comunicazioni pubblicate nel periodo, quante erano importanti e quante richiedevano una conferma. Se alcune conferme mancano ancora, il riquadro «Da seguire» elenca le comunicazioni coinvolte con il numero di referenti che devono ancora confermare.

Nei report non finiscono mai i testi dei messaggi né le risposte dei referenti: solo conteggi e stati. Chi deve leggere i contenuti li trova nella sezione Comunicazioni, con i suoi permessi.

Esportare: PDF per la direzione, Excel per l'ufficio

I pulsanti in alto generano il documento del periodo scelto. Il PDF è impaginato per A4: intestazione con sede e periodo, le sezioni del riepilogo, la serie presenze e le note che spiegano come sono contati i dati. Si stampa o si allega a email e verbali così com'è.

L'Excel contiene un foglio per tema — Riepilogo, Presenze, Mensa, Mansioni, Comunicazioni — con date e numeri formattati come tali, pronti per filtri ed elaborazioni. Ogni export viene registrato nel registro attività, con autore, periodo e formato.

• PDF pronto per la stampa in formato A4.
• Excel con un foglio per tema, niente dump unico.
• Ogni export è tracciato nel registro attività.

Che dati entrano nei report

La Reportistica lavora sui dati operativi della giornata: presenze, scelte pasto, mansioni, stati delle comunicazioni. Non include note private sulle persone, contenuti dei messaggi, indirizzi email dei referenti né informazioni sanitarie.

L'accesso alla sezione segue i ruoli già previsti: amministratori e collaboratori; i referenti non vedono i report dell'organizzazione.