Area staff, sezione per sezione

Struttura e sedi

La voce Struttura mostra l'albero dell'organizzazione: l'organizzazione, le sedi e le persone collegate. È il punto di partenza per capire come è organizzato tutto il resto.

In Sedi definisci gli spazi operativi: la sede principale, eventuali sedi staccate, i laboratori. Ogni sede ha il suo nome, la sua scheda e i suoi gruppi.

• Più sedi sotto la stessa organizzazione, senza account separati.
• Ogni attività, menu e comunicazione viene pubblicato per una sede specifica.
• I referenti vedono solo la sede delle persone collegate al loro account.

Persone

Persone è l'elenco delle persone gestite dall'organizzazione. Ogni persona ha una scheda con le informazioni di contatto, la sede di appartenenza e il gruppo.

I gruppi ti permettono di dividere i giorni o i laboratori: quando registri la giornata lavori per gruppo, non sull'intero elenco.

• Scheda completa per persona: contatti, sede, gruppo.
• Stato attivo o archiviato: le persone archiviate escono dalle liste giornaliere ma la storia resta.
• Collegamento diretto tra persona e referente: la stessa persona vista dal lato Admin e dal portale referente.

Collaboratori e referenti

Qui si gestiscono gli accessi. I collaboratori e i referenti entrano con un invito che ricevono per email.

I ruoli sono semplici: chi gestisce l'organizzazione (admin), chi registra la giornata (collaboratori), chi la consulta (referenti). Niente permessi da configurare a mano.

• Ogni invito è un link personale: chi lo riceve crea il proprio account con la propria password.
• L'iscrizione libera è disattivata: entra solo chi è invitato.
• Se una persona non è più collegata all'organizzazione, l'account si disattiva senza cancellare la storia.

Presenze

Il registro quotidiano parte da qui: per ogni giornata e ogni gruppo segni chi è presente, chi è assente e chi arriva in ritardo.

La pagina è pensata per essere compilata in pochi secondi, anche dal telefono, tra un accoglimento e l'altro. Le registrazioni restano nella storia: puoi sempre tornare indietro a vedere una giornata passata.

Registro attività

È il cuore della giornata: per ogni persona o gruppo registri cosa è successo — attività svolte, laboratori, uscite, note.

Le attività si registrano durante il giorno e diventano subito visibili ai referenti nel portale e nel brief serale. Niente fogli word condivisi, niente telefonate a fine giornata.

• Attività per singola persona o per gruppo.
• Note testuali semplici, in linguaggio comprensibile ai referenti.
• Tutto ciò che registri alimenta automaticamente il brief delle 20:00.

Mensa

Definisci il menu del pranzo per ogni giorno, con le alternative possibili. I referenti registrano la scelta della persona collegata direttamente dal portale.

Vedi in anticipo quante persone mangiano e quante scelte ci sono per ogni opzione: la cucina sa cosa preparare prima del mattino.

• Menu con più alternative per giorno.
• Scelte registrate dai referenti, con la storia che resta visibile.
• Se un menu cambia, le scelte già fatte vengono annullate ma restano nella storia.

Mansioni

La bacheca settimanale delle mansioni: chi fa cosa, per quale giorno. Pensata per dare a ogni persona una responsabilità concreta e visibile.

Le mansioni assegnate compaiono nel portale referenti e sugli schermi condivisi: la responsabilità diventa un riconoscimento.

Calendario

Gli eventi di tutte le sedi in un'unica vista: appuntamenti, chiusure e festività. Ciò che è in calendario entra nel programma giornaliero e quindi nel brief serale dei referenti.

Comunicazioni

La bacheca per i referenti: avvisi, promemoria, notizie dell'organizzazione. Pubblichi una comunicazione e appare subito nel portale.

Una comunicazione può essere segnata come importante: in quel caso oltre alla bacheca arriva anche un'email immediata ai referenti della sede.

• Bacheca cronologica: i referenti vedono sempre gli ultimi avvisi per primi.
• Contrassegno «importante» per le email immediate.
• Conferma di lettura: vedi chi ha aperto una comunicazione.

Schermi

L'elenco dei televisori e tablet collegati alle sedi. Per ognuno vedi lo stato (online o offline), l'ultimo aggancio e un'anteprima di ciò che sta mostrando.

Collegare un nuovo schermo richiede trenta secondi: apri «Collega schermo», inquadra il codice QR con il tablet in sala, dai un nome. Nessun account personale sul dispositivo.

• Più schermi per sede, uno per sala o per piano.
• Se lo schermo perde la connessione passa a offline e continua a mostrare l'ultima giornata.
• Puoi rinominare, rigenerare l'accesso o disconnettere uno schermo in qualsiasi momento.

Impostazioni e Registro attività

In Impostazioni vivono i dati dell'organizzazione: nome, fuso orario (usato per l'invio dei brief serali), informazioni di contatto.

Il Registro attività è il diario di chi ha fatto cosa: ogni modifica importante resta tracciata. Utile quando si lavora in più persone e serve capire chi ha aggiornato una scheda o annullato un menu.